Právní články GDPR podrobně popisují jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), jeho pozici a jeho úkoly ve třech různých částech. Nabízí se otázka, za jakých podmínek je jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů vaší společnosti podle GDPR nejen nepovinné, ale také povinné?
V tomto článku na tuto otázku odpovídáme a podrobně se zabýváme povinnostmi pověřence pro ochranu osobních údajů a představujeme rozdíly mezi interními a externími pověřenci pro ochranu osobních údajů.
Jaké úkoly má pověřenec pro ochranu osobních údajů?
Role a povinnosti pověřence pro ochranu osobních údajů GDPR
Úlohou pověřence pro ochranu osobních údajů je fungovat jako most mezi vaší společností a regulačními orgány. Je stěžejní pro správu ochrany dat a sleduje soulad s GDPR a dalšími relevantními zákony na ochranu dat. Pověřenec pro ochranu osobních údajů by měl být schopen vaší společnosti poradit ohledně jakýchkoli problémů s ochranou dat a podporovat preventivní opatření, například prostřednictvím školení vašich zaměstnanců.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů podle GDPR musí plnit následující úkoly
- Zajištění souladu: Sledování souladu se všemi příslušnými zákony a předpisy na ochranu údajů.
- Monitorovací procesy: To zahrnuje monitorování posouzení dopadů na ochranu dat za účelem posouzení rizik zpracování dat.
- Školení a povědomí zaměstnanců: Podpora znalostí o ochraně dat mezi zaměstnanci.
- Spolupráce s dozorovými úřady: Působí jako kontaktní místo pro úřady pro ochranu údajů.
- Dostupnost a poradenství: Inspektor ochrany údajů by měl být kdykoli dostupný, aby mohl účinně řešit otázky ochrany údajů.
- Vedení záznamů: Vedení podrobných záznamů o činnostech organizace při zpracování dat.
- Vyhýbání se střetu zájmů: DPO by neměl být vystaven žádným střetům zájmů.
Kdo potřebuje pověřence pro ochranu osobních údajů podle GDPR?
Každá veřejná organizace potřebuje pověřence pro ochranu údajů a soukromé společnosti musí pověřence pro ochranu údajů jmenovat, pokud jejich činnosti související se zpracováním údajů splňují určitá kritéria. Pokud již víte, že zpracováváte osobní údaje, je pro vás následující část důležitá, protože zpracování takových údajů vyžaduje podle GDPR zvláštní péči a pozornost.
Kdy je podle GDPR vyžadován pověřenec pro ochranu osobních údajů?
Povinnost jmenovat DPO podle GDPR vzniká, když zpracování osobních údajů společností splňuje určitá kritéria:
- Hlavní činností Společnosti je provádění činností, které svým charakterem, rozsahem a cíli vyžadují pravidelné a systematické intenzivní sledování subjektů údajů .
- Mezi hlavní činnosti patří rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR a údajů o odsouzeních a trestných činech podle čl. 10 GDPR.
Kromě toho GDPR vyžaduje jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů pro každý veřejný orgán nebo organizaci (kromě soudů v jejich soudní činnosti).
Interní nebo externí pověřenec pro ochranu osobních údajů?
Rozhodnutí, zda je pro vaši organizaci lepší interní nebo externí pověřenec pro ochranu dat (DPO), závisí na dvou faktorech: konkrétních potřebách vaší organizace a vašich zdrojích. Interní pověřenec pro ochranu osobních údajů může být účinnou volbou, pokud již v organizaci existují příslušné odborné znalosti, protože tuto pozici může převzít nebo efektivně rozvíjet zaměstnanec organizace. Na druhou stranu, pokud je pro implementaci ochrany údajů vyžadována vysoká odbornost, objektivita a efektivita, může být výběr externího pověřence pro ochranu osobních údajů výhodný. Náš partner, akreditovaný externí poskytovatel služeb DPO , nabízí profesionální podporu, která tato kritéria splňuje.
Níže shrnujeme výhody a nevýhody obou možností:
Interní pověřenec pro ochranu osobních údajů
Výhody
- Obeznámenost se společností: Interní DPO velmi dobře znají společnost, její procesy a zaměstnance, což umožňuje hlubší integraci ochrany dat do každodenních procesů.
- Náklady: Často levnější, protože se nemusí najímat žádný nový zaměstnanec a nevznikají žádné náklady na externí poradenství.
Nevýhody
- Konflikty zdrojů a úkolů: Dodatečné úkoly DPO mohou ztížit řízení stávajícího pracovního zatížení. Možná bude nutné přijmout nového zaměstnance.
- Ochrana před propuštěním: Ohledně ochrany před propuštěním existují právní zvláštnosti, které mohou ztěžovat personální rozhodování.
Externí pověřenec pro ochranu osobních údajů
Výhody
- Specializované odborné znalosti: Externí úředníci pro ochranu údajů jsou často vysoce kvalifikovaní a vždy informováni o nejnovějším vývoji v oblasti práva na ochranu údajů.
- Objektivita: DPO mohou prostřednictvím své externí pozice nabídnout objektivnější pohled na otázky ochrany údajů v rámci společnosti.
- Přijetí: Externí pověřenci pro ochranu osobních údajů jsou podnikovými radami a zaměstnanci často považováni za neutrálnější, což může usnadnit spolupráci.
Nevýhody
- Dostupnost: Zaměstnanci mohou váhat, zda se obrátit na externího DPO s dotazy nebo problémy.
Bez ohledu na volbu interního nebo externího DPO má společnost konečnou odpovědnost za ochranu údajů. Je proto vhodné pečlivě zhodnotit jak interní kapacity, tak externí možnosti, abyste zajistili optimální řešení pro vaši společnost.
Závěr
Rozhodnutí, zda a jaký typ pověřence pro ochranu osobních údajů (interní nebo externí) je pro vaši společnost nejlepší, by mělo být založeno na důkladném posouzení vašich konkrétních potřeb.
Pro více informací a odbornou podporu navštivte stránky našeho partnera , zkušeného poskytovatele externích služeb DPO. Využijte jejich odborných znalostí k efektivnímu řízení vaší společnosti v souladu s GDPR a zároveň optimalizujte standardy ochrany dat.
